Charte de traitement des données personnelles

 

Pourquoi ce document ?

 

La législation sur la protection de nos données personnelles évolue vers une plus grande protection de nos droits fondamentaux à ne pas être considérés comme des cibles marketing permanentes, mais comme des êtres humains ayant le droit de décider par eux-mêmes.

C’est dans ce contexte qu’est intervenu le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD), et qui a pour objectif de responsabiliser les uns et les autres sur la gestion que nous faisons des données personnelles.

Ainsi, outre le respect qui est dû à votre histoire, du fait du secret professionnel existant entre l’avocat et son client, le Cabinet respect aussi désormais le RGPD, lorsqu’il collecte et traite vos données personnelles.

A ce titre, vous avez le droit d’être informé sur ce que nous faisons des données personnelles que vous nous confiez. C’est l’objet de ce document que nous vous invitons à lire attentivement.

 

 

Qui est responsable du traitement ?

 

La personne légalement responsable de la collecte et du traitement des données personnelle est Maître Tamara BOOTHERSTONE (ci-après « le Cabinet » et/ou « nous »).

Pour toute question concernant vos données personnelles gérées par le Cabinet, vous pouvez contacter Maître Tamara BOOTHERSTONE à l’adresse email tb@bkconseil.frou par la voie postale au 131 Boulevard Malesherbes 75017 PARIS. Pour des raisons de sécurité une copie de votre pièce d’identité pourra vous être demandée.

 

 

Quels types de données personnelles collectons nous ?

 

Auxiliaire de justice et acteur essentiel de la pratique du droit, l’avocat a vocation à intervenir à titre professionnel dans tous les domaines de la vie civile, économique et sociale. Il est dès lors amené à collecter et à traiter une très grande variété de données personnelles. Dans ce cadre, le Cabinet collecte notamment :

 

àdes informations générales sur votre identité, vos coordonnées et vos activités professionnelles comme par exemple vos nom, prénoms, adresse postale, date et lieu de naissance, adresse email, coordonnées téléphoniques, réseaux sociaux, nom de votre société, de votre employeur, votre titre et vos fonctions, n° de RCS, n° de TVA. 

 

àdes informations plus personnelles et sensibles, comme par exemple votre régime matrimonial, votre famille, vos enfants, des données sur votre santé, sur les contrats que vous avez souscrits, qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, votre n° de sécurité sociale, des condamnations pénales et d’autres données dites « sensibles » telles que définies à l’article 9 du RGPD.

 

 

Dans quelles finalités collectons-nous et traitons-nous vos données ?

 

ànous collectons et traitons vos données dans le strict cadre de la mission que vous nous avez confiée (article 6 (b) RGPD), parmi celles qui peuvent être confiées aux avocats selon les lois et règlements en vigueur, dont notamment, le conseil, l’assistance et la représentation en justice, auprès des administrations et des tiers, ayant pour objet à titre principal ou accessoire la mise en œuvre des règles ou principes juridiques ainsi que la rédaction d’actes, la négociation et le suivi des relations contractuelles. A ce titre le traitement a pour finalité la production, la gestion, le suivi des dossiers clients ainsi que le recouvrement.

 

ànous traitons également vos données personnelles pour des besoins d’archivage du fait d’obligations comptables, fiscales et juridiques (article 6 (c) RGPD) ;

 

ànous traitons encore vos données personnelles aux fins de communication sur l’actualité et les activités du Cabinet et d’entretien de nos relations clients et prospects, en veillant dans ce cas à toujours faire prévaloir votre liberté et vos libertés et droits fondamentaux (article 6(f) RGPD).

 

àlorsque nous collectons et traitons des données sensibles vous concernant, telles que visées à l’article 9 du RGPG, nous le faisons conformément à la loi, à savoir notamment dans le cas où :

 

-       vous avez donné votre consentement explicite  (article 9 (a) RGPD) ;

-       le traitement est nécessaire aux fins de l'exécution de vos obligations et de l'exercice de vos droits en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, dans la mesure où ce traitement est autorisé par la loi ou une convention collective  qui prévoit des garanties appropriées pour vos droits fondamentaux et vos intérêts (article 9 (b) RGPD) ;

-       le traitement  est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice (article 9 (f) RGPD)

 

 

Qui peut être destinataire de vos données ?

 

àNous ne communiquons vos données que pour les besoins des finalités indiquées à la présente charte et que dans la mesure où c’est strictement nécessaire. Ainsi, vos données peuvent être communiquées selon les cas :

 

- aux administrations, magistrats et juridictions amenées à se prononcer dans le cadre de votre affaire ;

- aux confrères avocats et partenaires avec lesquels nous travaillons comme par exemple les huissiers de justice, les notaires, les experts comptables, le coursier AD COURSES, le formaliste FORMALEG ;

- aux prestataires informatiques à qui nous pouvons être amenés à confier vos données sous forme numérique, à savoir : 

*  hébergement des dossiers : nos dossiers sont hébergés sur DROPBOX en compte premium

*  messagerie électronique : notre services de messagerie électronique est géré par le serveur exchange de MICROSOFT et par le service Mail d’APPLE sur les Mac

*  logiciel de facturation : nous utilisons un logiciel de facturation fourni et hébergé par HUB AVOCAT

* contacts dans répertoire des téléphone portables : stockage sur IPHONE et sur le cloud afférent pour les sauvegardes

 

Nous faisons notre maximum pour que les tiers ci-dessus traitent vos données personnelles que nous leur confions conformément à la présente charte et pour les seules finalités que nous leur indiquons. Ils n’ont pas le droit d’en faire une quelconque autre utilisation.

 

àTransfert de données hors UE

Les données personnelles que nous pouvons être amenés à confier à DROPBOX sont hébergées aux États-Unis. La Commission européenne a adopté le 12 juillet 2016 une décision d’adéquation Privacy Shieldreconnaissant un niveau de protection « essentiellement » équivalent aux normes européennes en matière de données personnelles. Les entreprises américaines ayant satisfait au processus mis en place par le Privacy Shieldsont inscrites sur une liste et autorisées à devenir destinatrices de données venant d’Europe. DROPBOX INC est inscrite sur cette liste.

 

HUB AVOCAT, AD COURSE et FORMALEG ne stockent pas leurs données hors UE.

 

 

Combien de temps gardons-nous vos données et pourquoi ?

 

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps qu’elles sont nécessaires à la défense et à la gestion de votre dossier par le Cabinet.

Une fois votre dossier terminé au sein du Cabinet, nous conservons vos données pendant 10 ans pour des raisons d’obligations comptables, fiscales et juridiques relatives à la prescription.

Pour vous adresser de temps à autres, des communications concernant le Cabinet, son actualité et ses activités, ainsi que pour nos prospects, les données sont conservées 3 ans si aucune participation ou inscription aux évènements du Cabinet n’a eu lieu.

 

 

Quel droit avez-vous concernant le traitement que nous faisons de vos données ?

 

Vous avez le droit de nous demander la rectification en cas d’inexactitude ou l’effacement de vos données à caractère personnel, ainsi qu’une limitation du traitement ou de vous opposer à celui-ci. Dans ce cas, vous pouvez le faire en contactant la personne responsable du traitement indiquée à la présente Charte.

Nous vous informerons des modifications apportées, ou des raisons légitimes qui s’y opposent, le cas échéant.

Vous pouvez aussi nous demander de vous transmettre les données personnelles que vous nous avez fournies, afin de les transmettre à un tiers.

Si nous ne parvenons pas à satisfaire votre demande, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la COMMISSION NATIONALE DE L’INFORMATIQUE ET DES LIBERTES, 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 ou par email via www.cnil.fr/fr/plaintes

 

 

Quelles mesures de sécurité avons-nous en place ?

 

Vos données personnelles sont détenues à la fois dans des dossiers papiers et dans des dossiers numériques. 

àLes données papiers sont conservées dans les locaux et la cave du Cabinet fermés à clés par des portes blindées en notre absence.

àL’accès aux données numérisées est possible depuis le ou les ordinateurs fixes et portables du Cabinet, et depuis les téléphones portables des avocats du Cabinet. Il est limité par un mot de passe conservé par le ou les avocats du Cabinet qui se sont engagés au respect de la présente charte. Le mot de passe est modifié tous les six mois et composé à la fois de lettres minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux.

àLes conditions de sécurité et de confidentialité des données hébergées par nos partenaires sont accessibles directement auprès d’eux sur leurs sites internet respectifs :

DROPBOX BUSINESS

EXCHANGE

APPLE

MICROSOFT

 

 

Site internet et cookies

 

Le site internet du Cabinet comporte un formulaire de contact. Si vous remplissez les données personnelles qui y sont collectées, vous donnez votre consentement à ce que nous collections et traitions vos données personnelles ainsi recueillies conformément aux présentes, notamment pour répondre à votre question (article 6 (a) et (b) RGPD) et pour toute communication postérieure réalisée dans l’intérêt légitime du Cabinet conformément aux présentes.

 

 

La page « politique de confidentialité », éditée par la Société Jimdo GmbH - Stresemannstr.375 - 22761 Hamburg – Germany, traite de la question de Google Analytics et des cookies qui sont utilisés sur ce site.

 

Vous pouvez désactiver l’utilisation de cookies en sélectionnant les paramètres appropriés de votre navigateur.

 

 

Modification du présent document

 

Le présent document peut être modifié à tout moment par le Cabinet. Nous vous invitons à le consulter régulièrement.